Manual do usuário

Bem-vindo ao NFácil

O NFácil emite notas fiscais de serviço (NFS-e), gera cobranças com boleto e Pix e avisa quando algo precisa da sua atenção. Este manual mostra, passo a passo e com as telas do sistema, como fazer cada tarefa.

Como usar este manual

• Cada seção ensina uma tarefa. Siga os passos na ordem.
• Os números laranja nas imagens correspondem aos itens explicados logo abaixo de cada figura.
• Os nomes de botões e campos aparecem em negrito, do jeito que estão na tela.
• Use a busca, no alto do índice, para achar um assunto pelo nome. Clique numa imagem para ampliá-la.

Quem pode fazer o quê

Capítulo 1

Primeiros passos

Entrar no sistema

1. Abra o endereço do NFácil no navegador e informe o seu e-mail e a senha, ou use Entrar com Google se a sua conta Google já estiver vinculada.
2. Se o sistema pedir, digite o código de verificação que chegou por e-mail ou o código do aplicativo autenticador.
3. Marque Confiar neste dispositivo por 30 dias para não precisar do código neste navegador durante esse prazo.

Conhecer a tela Início

O Início resume o mês: quanto foi emitido, quanto foi recebido e o que precisa de você.

1. 1Período e empresa: escolha o mês (ou os últimos meses) e, se quiser, uma empresa só.
2. 2Faturamento por tomador: quanto cada cliente representou no período. Passe o mouse para ver os valores.
3. 3Precisa de você: notas recusadas, cobranças vencidas e outras pendências, com o atalho para resolver.

Entender os ícones de situação

Nas páginas de nota, cobrança, agendamento e empresa, a situação aparece em ícones redondos no canto superior direito. Passe o mouse sobre o ícone (ou toque nele) para ler o que significa.

• Nota verde com ✓: produção, com valor fiscal. Nota cinza tracejada: homologação, apenas teste.
• ✓ verde: pronta, autorizada, paga ou ativa. Âmbar: pede atenção. Vermelho: falhou ou venceu.

Capítulo 2

Emitir uma nota

A emissão é feita em cinco etapas curtas. Ao lado, o NFácil mostra as etapas e um resumo do que você já escolheu.

1. No menu, clique em Notas fiscais e depois em Emitir NFS-e.

1. 1Emitir NFS-e: começa uma nota nova.
2. 2Filtros rápidos por situação: Rascunhos, Autorizadas, Em andamento, Rejeitadas, Canceladas.
3. 3Colunas: escolha quais colunas aparecem na lista.

Etapa 1 · Tomador

O tomador é o cliente que recebeu o serviço.

1. Pesquise o cliente pelo nome, nome fantasia ou CNPJ/CPF e marque-o na tabela.
2. Se ele ainda não existir, clique em Informar novo tomador e preencha documento, nome e endereço. Ele fica salvo para as próximas notas.
3. Clique em Continuar.

1. 1Busca por nome, fantasia ou documento.
2. 2O cliente escolhido fica destacado.
3. 3Informar novo tomador: cadastra um cliente novo sem sair da emissão.
4. 4Continuar: vai para a próxima etapa.

Etapa 2 · Serviço e valor

1. Em Serviço do catálogo, escolha o serviço. A descrição, o código e a alíquota vêm preenchidos.
2. Confira a descrição e informe o Valor do serviço. Logo abaixo aparece o ISS calculado.
3. Marque Retido pelo tomador só se o cliente for reter o ISS.
4. Clique em Continuar.

1. 1Serviço do catálogo da sua empresa.
2. 2Valor da nota, com o ISS calculado embaixo.
3. 3Retenção do ISS pelo cliente.
4. 4Continuar.

Etapa 3 · Cobrança

Opcional. Quer cobrar o cliente junto com a nota? Ligue a cobrança e o boleto (ou Pix) é criado assim que a nota for autorizada.

1. Ligue a chave Gerar cobrança junto. Ela mostra em qual conta o dinheiro vai cair.
2. Escolha Boleto com Pix ou Só Pix e defina o vencimento.
3. Deixe multa e juros em branco para usar o padrão da empresa, ou preencha. Clique em Continuar.

1. 1Chave que liga a cobrança.
2. 2Forma de pagamento.
3. 3Vencimento (dias depois da emissão ou dia fixo do mês).

Etapa 4 · Envio por e-mail

1. Ligue Enviar por e-mail quando for autorizada.
2. Escolha Só a nota ou Nota + boleto.
3. Confira Para e Cópia. Os contatos do cliente e da sua contabilidade já vêm marcados.
4. Para mudar o assunto ou o texto só desta nota, clique em Personalizar. Depois, clique em Revisar.

1. 1Chave do envio.
2. 2O que vai no e-mail.
3. 3Quem recebe e quem fica em cópia.
4. 4Mensagem do e-mail (modelo da conta) e Personalizar.

Etapa 5 · Revisão

1. Confira cada cartão. Para corrigir algo, clique em Alterar no cartão.
2. Em produção, marque Revisei os dados e autorizo emitir em produção.
3. Clique em Confirmar e emitir.

1. 1Ambiente (produção ou homologação) e o número que a nota vai receber.
2. 2Alterar: volta à etapa daquele cartão.
3. 3Confirmar e emitir.

Pronto. A nota vai para a prefeitura e a situação muda sozinha até Autorizada, normalmente em poucos segundos.

Capítulo 3

Depois de emitir

A página da nota mostra a situação, os dados, a cobrança ligada e a linha do tempo.

1. 1Situação da nota e ambiente.
2. 2Enviar por e-mail: manda a nota (e o boleto, se houver) para o cliente.
3. 3Baixar o PDF (DANFSe) e, no menu ☰, o XML, usar como modelo ou cancelar.
4. 4Cobrança ligada à nota, ou Gerar cobrança.
5. 5Linha do tempo: tudo o que aconteceu com a nota. Ver tudo mostra o histórico completo.

Cancelar uma nota

1. Na página da nota, abra o menu ☰ e clique em Cancelar nota….
2. Escolha o motivo e escreva a justificativa (de 15 a 255 caracteres).
3. Confirme. O pedido vai para a prefeitura e a situação muda para Cancelada quando ela aceitar.

Nota recusada pela prefeitura

1. Abra a nota recusada: o motivo aparece explicado no topo.
2. Clique em Corrigir e reenviar. A emissão abre já na etapa do campo com problema.
3. Corrija e emita de novo.

Usar uma nota como modelo

No menu ☰ da nota, clique em Usar como modelo: uma nota nova abre com o mesmo cliente, serviço e valor. Número, data e cobrança não são copiados.

Capítulo 4

Encontrar notas

1. Em Notas fiscais, use os filtros rápidos no topo para ver só uma situação.
2. Use os filtros abaixo do título de cada coluna: tomador, número, valor e período.
3. No período, clique no campo e escolha um atalho (Este mês, Mês passado…) ou marque o início e o fim no calendário. Depois, clique em Aplicar.
4. Clique no título de uma coluna para ordenar. Limpar filtros e ordem volta ao normal.

Capítulo 5

Agendar notas recorrentes

Ideal para mensalidades: o NFácil emite sozinho nas datas que você definir.

1. Em Notas fiscais, clique em Agendamentos e depois em Novo agendamento.
2. Escolha o tomador e o serviço, como numa nota comum.
3. Na etapa Quando emitir, escolha a frequência e preencha a primeira emissão, o horário e quando termina.
4. Defina, se quiser, a cobrança e o envio por e-mail de cada nota. Revise e confirme.

1. 1Frequência: Única, Semanal, Mensal, Bimestral, Trimestral ou Anual.
2. 2Data da primeira emissão.
3. 3A regra por extenso e as próximas datas, para você conferir.
4. 4Tentar de novo se falhar: o NFácil tenta novamente quando a prefeitura está fora do ar. Erro nos dados (tomador ou serviço) não é repetido: o aviso aparece na hora. Esses erros, aliás, já são conferidos ao agendar.

Capítulo 6

Cobrar com boleto e Pix

O dinheiro cai direto na conta de recebimento da sua empresa. Disponível para administradores.

Gerar a cobrança de uma nota

1. Na página da nota, clique em Gerar cobrança. O cliente da nota já vem como pagador.
2. Clique em Continuar.

1. 1A nota de origem e quem paga.
2. 2Continuar.

3. Confira o Valor, escolha o Vencimento e revise a Descrição, que aparece no boleto para o cliente.
4. Defina as condições (forma de pagamento, multa e juros), revise e clique em Confirmar e criar cobrança.

1. 1Valor da cobrança.
2. 2Vencimento.
3. 3Descrição que o cliente vê.

Acompanhar e entregar a cobrança

1. 1Situação: em aberto, paga ou vencida.
2. 2Abrir ou baixar o boleto e copiar o Pix.
3. 3Pix copia e cola, linha digitável e link de pagamento, cada um com o botão de copiar ao lado.
4. 4Linha do tempo, com a confirmação do pagamento.

Capítulo 7

Cadastrar clientes (tomadores)

1. Em Empresas, abra a sua empresa e a aba Tomadores. Clique em Incluir tomador.
2. Para empresa, informe o CNPJ e clique em Consultar: razão social e endereço vêm preenchidos.
3. Confira os dados e clique em Cadastrar tomador. A janela continua aberta para você incluir os contatos.

1. 1CNPJ do cliente.
2. 2Consultar busca os dados.
3. 3Dados preenchidos para conferir.
4. 4Cadastrar tomador.

Capítulo 8

Sua empresa

Na página da empresa ficam o cadastro, os contatos, o certificado digital, a configuração da nota, os clientes, os serviços e a conta de recebimento.

1. 1Abas da empresa.
2. 2Editar cadastro.
3. 3Logo da empresa.

Colocar o logo na nota

1. No cartão Logo, envie a imagem em PNG ou JPEG (até 500 KB).
2. Ligue Usar o logo na DANFSe.
3. Clique em Pré-visualizar para ver uma nota de exemplo com os dados da sua empresa.

Enviar o certificado digital

Na aba Certificado A1. O certificado assina e envia as notas desta empresa.

1. Escolha o arquivo do certificado A1 (.pfx ou .p12) e digite a senha dele.
2. Clique em enviar. O NFácil confere a senha, a validade e se o certificado é do mesmo CNPJ da empresa.

Configurar a NFS-e

Na aba NFS-e, informe a série e o próximo número do RPS, como autorizados pela prefeitura. Se a prefeitura disser que um número já foi usado, informe o seguinte.

Ambiente de teste e produção

Na aba Ambiente, o administrador vê se a empresa emite em homologação (teste, sem valor fiscal) ou em produção (notas reais) e o que falta para ativar a produção das notas e das cobranças. Ali também fica o quadro Versões fiscais (veja Versões fiscais e notas técnicas).

Cadastrar serviços

Na aba Serviços, cadastre os serviços que você mais emite, com os códigos e a alíquota passados pelo seu contador. Eles aparecem como sugestão na emissão, e cada nota ainda pode ser ajustada. Na V2 do padrão nacional, cada serviço leva também a classificação IBS/CBS (veja O que falta preencher na V2).

Conta de recebimento

Disponível para administradores, na aba Recebimentos. Configure a conta que recebe os boletos e o Pix e as condições depois do vencimento. Um tomador pode ter uma condição própria, definida no cadastro dele.

Capítulo 9

Versões fiscais e notas técnicas

As regras da nota fiscal mudam de tempos em tempos: o governo publica notas técnicas e novos leiautes. O NFácil reúne cada conjunto de mudanças numa versão fiscal (V1, V2…) e avisa quando chega uma nova.

O que é uma versão fiscal

É o conjunto de regras oficiais que a nota segue: o formato da nota (leiaute) e as notas técnicas que o alteram. Cada forma de emissão tem as suas versões: o Padrão nacional (Sistema Nacional da NFS-e) e a Prefeitura (sistema próprio do município). A empresa usa uma versão em cada ambiente, homologação (teste) e produção.

Ver a versão em uso

1. Em Empresas, abra a sua empresa e a aba Ambiente.
2. No quadro Versões fiscais, veja a versão de cada padrão em homologação e em produção.
3. Quando houver versão nova, aparece, por exemplo, V2 disponível · obrigatória em …, com o link O que muda, que abre este capítulo.

1. 1Versão em uso. O administrador troca aqui; o emissor vê só o nome da versão.
2. 2Versão nova disponível, a data em que ela passa a ser obrigatória (quando já definida) e O que muda, que abre este capítulo.

Aplicar a versão nova

Só o administrador da conta troca a versão. O emissor vê a versão em uso, mas não troca.

1. Na aba Ambiente, escolha a versão nova no seletor do padrão e do ambiente.
2. Leia a janela de confirmação. Ela lista o que ainda falta preencher no cadastro para esta versão.
3. Clique em Usar esta versão. As próximas notas desta empresa naquele ambiente já saem na versão nova.

1. 1O que falta preencher para esta versão (por exemplo, a classificação IBS/CBS em 2 serviços).
2. 2Usar esta versão aplica a troca.

O que acontece na data obrigatória

Quando a versão nova passa a valer, na data definida pelo governo, o NFácil troca sozinho a versão de todas as empresas, a partir da próxima nota. A versão anterior sai do seletor. Ninguém precisa fazer nada nesse dia, mas o cadastro precisa estar completo para as notas saírem.

O administrador recebe estes avisos (o emissor não os vê):

O que falta preencher na V2 (Reforma Tributária)

A V2 do padrão nacional atende à Nota Técnica 009 (Reforma Tributária): a nota passa a informar o IBS e a CBS. Para notas com competência a partir de 10/2026, cada serviço precisa de:

• Classificação IBS/CBS: escolhida na tabela oficial, pelo código ou pelo nome. Embaixo do campo aparece o CST (situação tributária) dela.
• Indicador da operação: só quando o CST da classificação tributa o IBS/CBS (por exemplo, CST 000). Quando não tributa (por exemplo, CST 410), o campo some.

1. Na página da empresa, abra a aba Serviços e clique em Editar no serviço.
2. Na versão que exige, o campo aparece com asterisco. Serviço gravado sem ele mostra Exigido pela versão fiscal em uso.
3. Digite o código ou parte do nome em Classificação IBS/CBS e escolha na lista. Se aparecer o campo Indicador da operação, escolha o indicador do mesmo jeito.
4. Clique em Salvar serviço.

1. 1Campo exigido pela versão, com asterisco.
2. 2O aviso de que, sem ele, a nota é recusada na emissão.

1. 1Classificação IBS/CBS, escolhida na tabela oficial.
2. 2O CST da classificação escolhida.
3. 3Indicador da operação, exigido por este CST.
4. 4Atividade no Simples, só para empresas do Simples Nacional (ME/EPP). Para o MEI o campo não aparece.

Empresas do Simples Nacional. Em Editar cadastro, informe a Apuração do IBS/CBS no Simples. Empresa do regime normal com pedido de opção ainda em análise marca Opção pelo Simples Nacional pendente. Em cada serviço, informe a Atividade no Simples (o MEI não informa). Esses campos ficam no cadastro, para quando a nota passar a levá-los.

Tabela oficial atualizada. O governo atualiza as tabelas de classificação de tempos em tempos. Se a classificação de um serviço deixar de valer, o cadastro mostra Esta classificação deixou de valer na tabela oficial; escolha outra. e o administrador recebe um aviso, que some quando o serviço é corrigido.

Mensagens ao lado do campo

Antes de enviar, o NFácil confere o que a prefeitura vai exigir. Se faltar algo, a nota não é criada e a mensagem aparece ao lado do campo, na emissão, no rascunho e no agendamento. Corrija e emita de novo.

CNPJ com letras

A Receita Federal passou a emitir CNPJ com letras e números, no formato 12.ABC.345/01DE-35 (exemplo da própria Receita). O NFácil aceita esse formato no cadastro da empresa e do tomador, nas buscas e na DANFSe.

Notas técnicas implementadas

A tabela abaixo vem direto do NFácil, por isso está sempre de acordo com o sistema. Ela mostra, em cada versão, as normas oficiais atendidas, quando foram publicadas e quando passam a valer. Para vê-la, entre no NFácil neste navegador.

Capítulo 10

Pessoas e convites

Disponível para administradores, na conta, aba Pessoas.

1. 1Convidar pessoas.
2. 2Histórico de convites, com o número de convites pendentes.

Convidar pessoas

1. Clique em Convidar pessoas.
2. Digite os e-mails e tecle Enter depois de cada um. Dá para colar uma lista.
3. Escolha o papel: Emissor ou Administrador. Para o emissor, marque as empresas que ele pode usar.
4. Clique em Enviar convites. Cada pessoa recebe o próprio convite, válido por 24 horas.

1. 1E-mails.
2. 2Papel.
3. 3Empresas do emissor.
4. 4Enviar.

Acompanhar os convites

Clique em Histórico de convites. Filtre por Pendentes, Aceitos, Expirados ou Revogados. No menu ☰ de cada convite, reenvie ou revogue.

1. 1Filtros por situação.
2. 2Reenviar ou revogar.

Capítulo 11

Avisos, notificações e segurança

O sino Avisos, no topo e no menu, reúne o que precisa da sua ação: um certificado perto de vencer, um agendamento que não emitiu, uma nota sem resultado da prefeitura.

1. Clique no sino para ver os avisos mais recentes, ou em Ver todos os avisos para a lista completa.
2. Use as abas Abertos, Silenciados e Resolvidos e os filtros por conta e por área.
3. Clique em Abrir: o aviso leva à tela onde o problema se resolve.
4. Depois de resolver, clique em Resolver. O aviso sai da lista para todos. Se o problema voltar, chega um aviso novo.

Escolher quem recebe e-mail

Disponível para administradores, no menu Configurações. Os avisos aparecem sempre no painel; aqui você escolhe se os administradores da conta também recebem por e-mail.

1. Abra Configurações.
2. Na conta desejada, ligue ou desligue os E-mails de alerta da conta.

Proteger o seu acesso

Ao entrar com senha num navegador novo, o NFácil pede um segundo passo: um código de 6 dígitos enviado ao seu e-mail, válido por 10 minutos. Se você cadastrou o aplicativo autenticador, o código vem do aplicativo.

• Na tela do código, marque Confiar neste dispositivo por 30 dias para, nesse navegador, entrar só com a senha nos próximos 30 dias. Não marque em computador compartilhado.
• Ao entrar pelo Google, o código não é pedido e o navegador fica confiável por 30 dias.
• Sem uso por 15 minutos, o NFácil pede para entrar de novo. Mesmo em uso, a sessão dura no máximo 8 horas.

No menu Segurança, cada pessoa cuida do próprio acesso:

1. Aplicativo autenticador: leia o QR com o aplicativo do celular (Google Authenticator, Microsoft Authenticator e similares) e digite o código de 6 dígitos. A partir daí, ele substitui o código por e-mail.
2. Códigos de recuperação: aparecem ao cadastrar o autenticador. Guarde-os em local seguro: cada um vale uma vez, caso você fique sem o celular.
3. Google: vincule a sua conta Google para entrar por ela. Vincular pede a sua senha.
4. Dispositivos confiáveis: lista os navegadores confiáveis. Remova um que você não usa mais, ou todos, se perdeu um aparelho.

Capítulo 12

No celular

• Instale como aplicativo. No iPhone, abra no Safari e toque em Compartilhar → Adicionar à Tela de Início. No Android, no Chrome, toque em ⋮ → Instalar aplicativo.
• Emita pelo botão +, no meio da barra de baixo.
• Durante a emissão, a tela fica inteira para o preenchimento. Toque na faixa das etapas, no topo, para ver todas e voltar a uma etapa concluída.

Capítulo 13

Perguntas frequentes

A nota ficou em "Em andamento" por muito tempo. O que faço?

Algumas prefeituras demoram. O NFácil consulta sozinho. Na página da nota, você pode clicar em Verificar agora. Não emita a mesma nota de novo: isso pode gerar nota em dobro.

Qual a diferença entre homologação e produção?

Homologação é o ambiente de teste: as notas não têm valor fiscal. Produção é o ambiente real. A empresa só emite em produção depois de ativada pelo administrador.

Errei o valor de uma nota autorizada. E agora?

Cancele a nota (se ainda estiver no prazo do município) e emita outra, ou use a substituição quando disponível. Veja Cancelar uma nota.

O cliente não recebeu o e-mail.

Na página da nota, confira a linha do tempo: ela mostra para quem o e-mail foi enviado. Use Enviar por e-mail para mandar de novo e confira o endereço.

A emissão pediu a classificação IBS/CBS do serviço.

A versão fiscal em uso (V2 do padrão nacional) exige a classificação nas notas com competência a partir de 10/2026. Edite o serviço na aba Serviços da empresa e escolha a classificação. Veja O que falta preencher na V2.

O boleto já foi pago, mas aparece em aberto.

A confirmação do banco pode levar alguns minutos (Pix) ou até um dia útil (boleto). Na página da cobrança, clique em Verificar agora.

Referência

Glossário

NFS-e

Nota Fiscal de Serviço eletrônica, emitida para a prefeitura.

DANFSe

O documento em PDF da nota, que você envia ao cliente.

Tomador

O cliente que recebeu o serviço.

Prestador / emitente

A sua empresa, que presta o serviço e emite a nota.

Competência

O mês em que o serviço foi prestado. Define o mês do ISS.

ISS

Imposto Sobre Serviços, cobrado pelo município.

ISS retido

Quando o cliente recolhe o ISS no lugar da sua empresa.

Homologação

Ambiente de teste, sem valor fiscal.

Produção

Ambiente real, com valor fiscal.

Versão fiscal

O conjunto de regras oficiais (leiaute e notas técnicas) que a nota segue: V1, V2…

Nota técnica (NT)

Documento do governo que muda as regras ou o formato da nota.

IBS e CBS

Os tributos da Reforma Tributária que a nota passa a informar: o IBS, de estados e municípios, e a CBS, federal.

Classificação IBS/CBS

Código da tabela oficial que diz como o IBS e a CBS se aplicam ao serviço.

CST

Código de situação tributária, que vem da classificação IBS/CBS.

Indicador da operação

Código da tabela oficial que descreve o tipo da operação e onde ela acontece, para o IBS e a CBS.

Certificado A1

Certificado digital da empresa, em arquivo, usado para assinar as notas.

Pix copia e cola

Código que o cliente cola no aplicativo do banco para pagar.

Linha digitável

Os números do boleto, para pagar digitando no banco.